Тайм-менеджмент
Коллеги, в предыдущей статье я рассказал, как определять цели. В этой статье хочу рассказать о тайм-менеджменте.
Если перевести с английского термин «time-management» – это «управление временем». Мы с вами прекрасно понимаем, что не можем управлять временем, время независимо от нас движется вперёд. Мы его не можем остановить, повернуть вспять. Но при этом можем планировать свои дела на определённые временные промежутки. Это необходимо как в обычной жизни, так и в бизнесе.
Я считаю, что управление своей эффективностью во времени – обязанность любого человека независимо от должности, которую он занимает. Будь вы дворник или президент корпорации.
Почему это необходимо?
Представьте, вы запланировали какие-то дела и у вас всё идёт кувырком. То есть надо много сделать. Вы запланировали действительно важные дела. Сделать это, выполнить то, созвониться, назначить встречу… В итоге у вас ни на что не хватает времени. Вы ничего не успеваете. С этим сталкивались все, нет людей, которые бы не попадали в такую ситуацию.
Как я научился всё успевать?
Есть прекрасные инструменты в бизнесе, один из них «Правило Вильфредо Парето». Правило говорит о том, что 20% усилий дают 80% результата. Эти цифры мнемонические, то есть процентное соотношение может быть 25-75 или 10-90. Важно понять, что меньшая часть дел, дает большую часть результата. При планировании своего времени разложите все дела на десять и выполните два основных. Итого – вы будете иметь 80% положительного результата.
Планировать люди начали ещё в древности. Один из величайших мыслителей своего времени Сенека «Делил всё время на потраченное с пользой и на бесполезное». Он пережил четырех императоров, жил во времена Калигулы, Клавдия. Был учителем императора Нерона. Его капитал составлял 300 млн. сестерциев. Огромная сумма для того времени. В наше время он бы без проблем вошёл в число богатейших людей по версии Forbes.
Есть несколько определённых правил, которые необходимо соблюдать. Есть законы планирования, которые необходимо исполнять.
К чему приводит планирование?
Планирование помогает упорядочить свою жизнь. Если ваш дневной жизненный цикл составляет 12 часов, то планируйте время по принципу Парето и за 3 часа вы сделаете все свои дела по бизнесу. Остальное время посвятите своей семье, своему хобби, спорту, прогулкам на свежем воздухе, чтению книг.
Представьте, что даёт планирование! Планировать время нужно научиться, точнее, нужно научиться правильно мыслить и жить. Понять, как действуют инструменты бизнеса, которые применяются в тайм-менеджменте.
Привожу примеры инструментов.
1. Матрица Эйзенхауэра.
Дуайт Эйзенхауэр был одним из лучших планировщиков. Д. Эйзенхауэр – видный военный деятель, президент США.
2. Диаграмма Ганта.
Генри Лоуренс Гант (Henry Laurence Gantt) (1861-1919) был американским инженером-механиком и консультантом по вопросам управления.
График Ганта применяется в настоящее время в разных проектах при планировании управленцами большинства успешных компаний.
Люди, которые овладели этими инструментами, добиваются огромных успехов.
Пример из собственного опыта.
Я возглавлял представительство за границей, куда входили 35 сотрудников офиса, 200 рабочих на фабрике.
В России с кадрами всё просто – огромное количество людей, из которых можно выбрать подходящих специалистов. За границей же я как руководитель испытывал кадровый голод, поскольку количество персонала ограничено из-за языкового барьера. Рассматривался вариант искать работников в России и привозить их за границу, что влекло дополнительные финансовые затраты. Представьте отдел логистики. Его возглавляет человек с высшим образованием, кандидат физико-математических наук. Умный, целеустремленный, с хорошим характером. При этом не владеющий инструментами планирования и не особо стремящийся к их изучению. Его заместитель молодой парень, который тоже имел высшее образование, тоже кандидат наук. Он делает всё быстро. Заместитель четко мыслит, определяет цели, расставляет приоритеты, для себя прописывает задачи. А его руководитель не владеет этими инструментами. Руководитель находится в пожарной зоне, все дела горят, он постоянно в состоянии стресса.
Приглашаю руководителя в кабинет, начинаем с ним разбирать сложившуюся ситуацию. Работаем вместе уже месяц. Задаю вопрос: «Как вы планируете своё время»? Из общения понимаю, что человек не умеет определять цели. Задаю вопрос: «Какие инструменты при планировании применяете»? Вижу, что он не понимает о чём идёт речь.
Начинаю их перечислять: диаграмма Ганта, SMART...
В итоге принимаю решение перевести его в другой филиал, поскольку там нужен руководитель такого плана – по факту я его понизил в должности. Дополнительно ставлю задачу освоить необходимые бизнес-инструменты. Приглашаю к себе его заместителя.
Начинаю задавать ему вопросы по целеопределению, планированию. Вижу, что человек всё отлично знает, отвечает быстро и чётко – это говорит о том, что он не просто знает об этих инструментах, но и владеет ими. Цель называет по SMART. Опросил его ещё по нескольким пунктам и пришёл к выводу, что его нужно назначить руководителем этого отдела.
Представьте, как выглядел этот бывший руководитель перед своим подчинённым. Заместитель одним движением пальца по клавиатуре решал все проблемы. А его руководитель даже не понимал о чём идёт речь. Руководитель работал в режиме пожара и ничего не успевал, не мог распланировать своё время и время подчинённых. В этом отделе работали 5 человек. Только один из них всё делал чётко и держал на себе 80% объёма работы. При этом не испытывал стресса и не задерживался до 10 ночи – это заместитель руководителя. Потому что у него всё распланировано. Умудрялся всё делать за 4-5 часов, а потом собирался и уходил. Его руководителя это злило – возникали конфликтные ситуации. Я ничего не потерял в специалистах как руководитель и при этом решил сразу две задачи в кадрах. Как видно из этого примера, не разобравшись самому, не получится разрешить сложную ситуацию.
Очень важно уметь планировать время и главное – пользоваться инструментами для планирования. Важно иметь навык, а не просто знать о том, что такие инструменты есть.
Как обычно бывает? Прослушали на каком-то вебинаре, прочитали статью и забыли! Ну да, где-то они есть такие инструменты. С их помощью можно планировать и делать.
Нет, вы должны знать, мыслить, иметь навык пользоваться этими инструментами. Как владелец бизнеса, как руководитель, как подчинённый. Это должен уметь любой человек. Учитесь планировать и применяйте бизнес-инструменты на практике. Я годами учился и применял это в компаниях, обучал персонал, настраивал бизнес-процессы. Теперь я делюсь 25-летним опытом и знаниями, которые я получил, работая и обучаясь в лучших мировых корпорациях. Обучаю и внедряю не только в компаниях, с которыми работаю, но и всех желающих.
Приходите на мои курсы и тренинги, научитесь эффективно планировать и управлять временем, получите практический навык работы с бизнес-инструментами!